Komenda Powiatowa PSP w Grodzisku Mazowieckim

W Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Grodzisku Mazowieckim  prowadzone są następujące rejestry:

1. Skarg i wniosków.
2. Kontroli zewnętrznych (pod nazwą „Książka kontroli Komendy Powiatowej PSP w Grodzisku mazowieckim" ).
3. Kontroli sanitarnej (pod nazwą „Książka kontroli sanitarnej" ).

Rejestry udostępniane są w sekretariacie Komendy Powiatowej PSP dla interesantów lub zewnętrznych organów kontrolnych.
Ponadto w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Grodzisku Mazowieckim ewidencjonowane są akty wewnętrzne Komendanta Powiatowego PSP oddzielnie dla decyzji, rozkazów i zarządzeń w układzie rocznym. Rejestr aktów wewnętrznych prowadzi Sekcja ds. organizacyjnych i kadrowych Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Grodzisku Mazowieckim.

Oprócz powyższych prowadzone są następujące ewidencje:

1. Zdarzeń ( pożarów, miejscowych zagrożeń, alarmów fałszywych). Ewidencję prowadzi Powiatowe Stanowisko Kierowania przy nadzorze Wydziału Operacyjno-Technicznego.
2. U poważnień do przeprowadzania czynności kontrolno-rozpoznawczych z zakresu ochrony przeciwpożarowej. Ewidencję prowadzi Samodzielne Stanowisko pracy d.s. Kontrolno-Rozpoznawczych.
3. Upoważnień do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego. Ewidencję prowadzi Samodzielne Stanowisko pracy d.s. Kontrolno-Rozpoznawczych .
4. Pieczęci i stempli. Ewidencję prowadzi Sekcja Organizacyjno-Kadrowa.
5. Wyjść w godzinach służbowych. Ewidencję prowadzi Sekcja Organizacyjno-Kadrowa .
6. Wydanych legitymacji służbowych,  książeczek zdrowia, książek świadczeń lekarskich. Ewidencję prowadzi Sekcja Organizacyjno-Kadrowa .
7. Wydanych zezwoleń na prowadzenie pojazdów służbowych oraz zaświadczeń potwierdzających uprawnienie do kierowania pojazdami uprzywilejowanymi. Ewidencję prowadzi Wydział Operacyjno-Techniczny .
8. Druków ścisłego zarachowania. Ewidencję prowadzi Samodzielne stanowisko pracy ds. finansowych.
9. Archiwalną. Ewidencję prowadzi Sekcja Organizacyjno-Kadrowa .
10. Kart mundurowych. Ewidencję prowadzi Sekcja Logistyczna.
11. Odzieży specjalnej i ekwipunku osobistego. Ewidencję prowadzi Sekcja Logistyczna.
12. Środków trwałych i pozostałych środków trwałych (niskocennych). Ewidencję prowadzi Sekcja Logistyczna.
13. Ilościowo-wartościowa. Ewidencję prowadzi Samodzielne stanowisko pracy ds. finansowych .

W Komendzie Powiatowej PSP w Grodzisku Mazowieckim funkcjonuje archiwum, które przejmuje, przechowuje, opracowuje i udostępnia dokumentację archiwalną i niearchiwalną do czasu przekazania jej do jednostki nadrzędnej lub właściwego archiwum państwowego. W archiwum prowadzona jest ewidencja zasobu archiwalnego Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Grodzisku Mazowieckim. Zasady działania archiwum określone są Zarządzeniem Nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych z dnia 20 maja 2008 r.

Do zakresu działania archiwum akt należy:

1. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych.
2. Opracowanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki.
3. Udostępnianie akt upoważnionym osobom i komórkom organizacyjnym.
4. Udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie kserokopii dokumentów.
5. Wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji.
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
7. Zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.

Podstawową ewidencję archiwalną stanowią:

1. Spisy zdawczo-odbiorcze.
2. Rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych.
3. Karty udostępniania akt.
4. Ewidencja akt wybrakowanych - spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt.